Atividades

📘 FAQ: Dúvidas Frequentes Sobre Atividades

O que é o Atividades? O Atividades é um sistema centralizado para gerenciar as requisições de chamados de serviços dos clientes da sua empresa. Ele permite controlar e monitorar as ações das suas equipes externas e modelar os processos de execução de serviços, tornando a operação mais ágil e os objetivos gerenciais mais claros e monitoráveis. Qual é a importância do Atividades? Com o aumento da demanda por serviços externos e a necessidade de atender melhor sua base de clientes, contar com um sistema automatizado e centralizado de gerenciamento de chamados é essencial para manter sua empresa competitiva no mercado. Como o Atividades funciona? O módulo unifica os chamados de atendimento da sua empresa em um único sistema, registrando a entrada e a saída de pedidos de suporte e manutenção. Assim, você tem mais controle sobre as ações realizadas e sobre os atendimentos prestados aos seus clientes. O que é um chamado? Um chamado é uma solicitação de atendimento feita por um cliente. Ao abrir um chamado, é gerado um número de atendimento que registra todos os detalhes, o histórico, a data da solicitação e a data de solução da tarefa. O que é possível fazer com o Atividades? Com o Atividades, você pode: 1. Registrar novos chamados. 2. Classificar prioridades. 3. Definir os técnicos que serão acionados. 4. Acompanhar o andamento dos serviços realizados pelas equipes externas. 5. Avaliar e medir a produtividade dos atendimentos. 6. Manter um inventário completo das atividades realizadas na sua empresa. Quais são as vantagens de adotar o Atividades? O Atividades oferece ferramentas e recursos de comunicação que permitem: - Reduzir o tempo de resposta de um chamado de serviços. - Aumentar a produtividade das equipes externas, concentrando todas as informações em um único ambiente de trabalho. Como avaliar a produtividade das equipes externas? O sistema fornece informações hierarquizadas, como: - Tempo de atendimento. - Controle das solicitações atendidas dentro e fora do prazo. - Classificação das solicitações (Alta, Média e Baixa). Além disso, há relatórios específicos que facilitam a obtenção de informações sobre as tarefas, as propriedades e a carga de trabalho geral do sistema. Quais setores usam o Atividades? O Atividades pode ser utilizado em qualquer segmento que preste suporte e/ou serviços a terceiros. Entre as áreas mais comuns estão: - Atendimento externo - Manutenção - Vendas - Assistência técnica - Suporte técnico - Gerenciamento de incidentes - TI Como registrar um chamado? Há duas formas de registrar um chamado no Atividades: 1. Por meio de um operador da sua empresa responsável pelo cadastro. 2. De forma automatizada, permitindo que o próprio cliente acione o suporte técnico por uma página web ou por e-mail. É possível automatizar o acionamento de chamados? Sim. Você pode criar uma landing page customizada para indicar aos seus clientes onde registrar um chamado. Essa página pode ser incorporada ao seu site, por exemplo. Como acessar as funções de administrador do Atividades? Abra o menu lateral no Contele Teams e clique em Atividades. É possível usar o Atividades sem o Contele Teams? Não. O Atividades é uma funcionalidade exclusiva para usuários do Contele Teams. O que é SLA de atendimento? SLA (Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço) é um conjunto de diretrizes, procedimentos e métricas que sua equipe deve seguir para garantir a satisfação no atendimento ao cliente. Ele estabelece um padrão baseado no tempo médio entre o registro do chamado pelo cliente e a sua resolução. É possível editar os parâmetros do SLA? Sim. Os parâmetros do SLA podem ser editados conforme as necessidades da sua empresa, nos níveis de prioridade alta, média e baixa.

📘 Atividades: Como Abrir Chamados

Abertura de um Chamado Um chamado é o registro de uma tarefa ou atendimento gerado pela demanda de um cliente. Ao abrir um chamado, o sistema gera um número de atendimento que reúne todos os detalhes, o histórico, a data da solicitação e a data de solução da tarefa. No Contele Teams, existem três formas de registrar um chamado no módulo Atividades: - Diretamente pelo Contele Teams, com a criação feita pelo gestor ou atendente. - Por uma página da internet, na qual o próprio cliente faz o cadastro. - Por e-mail, no qual o próprio cliente envia a solicitação. A seguir, veja como funciona cada uma dessas formas. Criando um Chamado pelo Contele Teams Para abrir um chamado manualmente, acesse o menu superior e navegue até Atividades > Chamados > Novo Chamado. Depois: 1. Preencha os dados do chamado: - Assunto: resumo do chamado. - Cliente: indicação do cliente que será atendido. - Prioridade: nível de prioridade do chamado que está sendo aberto. - Atendente: usuário responsável pelo cadastro do chamado. - Descrição: detalhamento completo do chamado. 2. Clique em Criar Chamado. Após a criação, você será direcionado para a página que reúne todas as informações relacionadas ao chamado. Ele também passará a ser listado como o último item da coluna Triagem, no fluxo de Chamados. Dicas importantes: - Os detalhes do chamado podem ser editados a qualquer momento. Saiba como clicando aqui. - Após criar um chamado, é preciso agendar a visita. Saiba como clicando aqui. Abertura de Chamado pelo Cliente Além do cadastro manual, o seu cliente pode abrir um chamado por conta própria de duas maneiras: por uma página da internet ou por e-mail. As duas opções podem ser personalizadas por você. Por Página da Internet O cliente pode registrar um chamado por meio de um formulário em página. Essa página pode ser customizada com o logo e uma capa da sua empresa. Há duas formas de disponibilizá-la: - Por uma página exclusiva no navegador, criada pelo Contele Teams. - Por um botão incorporado no site da sua empresa, que direciona para a página de cadastro do chamado. Observação: os custos de hospedagem desse material na internet são de responsabilidade da sua empresa. Existem opções gratuitas de hospedagem de páginas na web. Como configurar a página Acesse Atividades > Ajustes > Abertura de chamados. Nessa tela, você pode: - Liberar ou fechar o acesso à abertura de chamados. - Adicionar logo e capa ao formulário. - Incluir instruções de preenchimento. - Customizar os campos do formulário. Como customizar o formulário Na tela de Abertura de chamados, vá até o bloco Formulário e clique em Adicionar campo. Existem cinco tipos de campo disponíveis: - Texto: para textos curtos, como um título. - Texto Longo: para um box de texto com até 512 caracteres. - Lista: para uma lista de opções a serem escolhidas, como categorias. - Checkbox: para uma checklist, como itens de possíveis defeitos. - Upload: para anexar arquivos, como fotos ou documentos. As alterações são salvas automaticamente. Depois de configurar, basta copiar a URL de abertura de chamado e enviá-la ao seu cliente. Observação: as informações preenchidas pelo cliente chegam até você em segundos, na aba Chamados, ao final da lista de Triagem. Por E-mail O cliente também pode registrar um chamado diretamente por um e-mail exclusivo do Contele Teams, que pode ser customizado por você. O e-mail enviado pelo cliente precisa conter: 1. Título: será o assunto do chamado. 2. Corpo do e-mail: será a descrição do chamado. O sistema cria o chamado automaticamente com base nessas informações e preenche o campo Cliente com os dados do remetente do e-mail. Esse e-mail pode ser divulgado no seu site, em redes sociais, nas configurações de WhatsApp, entre outros canais. Atenção: o chamado aberto por e-mail pode levar até cinco minutos para ser criado após o envio da solicitação pelo cliente. Como customizar o e-mail Para customizar o e-mail, siga os passos: 1. Acesse Atividades > Ajustes > E-mail. 2. No campo de e-mail customizado, preencha a primeira metade do endereço que você vai utilizar (a parte após o @ é padrão). Por exemplo: [email protected]. 3. Passe esse e-mail customizado ao seu cliente. Observação: já existe um e-mail padrão disponível, mas recomendamos criar um e-mail customizado por questões práticas. Caso o domínio informado já exista, você será avisado para poder fazer a substituição. Depois que o cliente registrar o chamado, ele receberá um e-mail confirmando a abertura da tarefa em até 10 minutos. Dúvidas sobre a Abertura de Chamados Onde o chamado aparece depois de criado? Todo chamado criado — manualmente ou pelo cliente — é listado como o último item da coluna Triagem, no fluxo de Chamados. Quanto tempo leva para o chamado ser criado? Depende da forma de abertura. Chamados criados manualmente ou por página aparecem em segundos. Já os chamados abertos por e-mail podem levar até cinco minutos para serem criados, e o cliente recebe a confirmação de abertura em até 10 minutos. Preciso fazer algo depois de abrir o chamado? Sim. Após a criação, é necessário agendar a visita relacionada ao chamado.

📘 Atividades: acesso, chamados e atendimento

O Atividades é a central de gerenciamento de chamados de serviços dos clientes da sua empresa. Ele foi desenvolvido para complementar o fluxo de trabalho do Contele Teams, ajudando você a organizar solicitações, atribuir responsáveis e acompanhar cada atendimento até a resolução. Neste artigo, você aprende a acessar o módulo, controlar seus chamados e criar visitas. Como acessar o Atividades 1. Entre no Contele Teams com seu login e senha. 2. Aponte o cursor do mouse para o menu lateral do sistema. 3. Clique na opção Atividades. Pronto — você será direcionado para o ambiente do Atividades. Como sair do Atividades Ao sair, você é redirecionado de volta para o Contele Teams: 1. Clique no ícone localizado no canto inferior do menu principal. 2. Na janela que se abre, com as informações da sua empresa e da sua conta, clique em SAIR. Dashboard do Atividades O dashboard é um painel visual que reúne, em um só lugar, os principais indicadores e métricas de gestão dos seus atendimentos. No Atividades, ele compila os dados dos chamados realizados pelas suas equipes, agrupados por intervalos de tempo que variam entre 30 e 90 dias. Entre as informações disponíveis, você encontra: - Quantidade total de chamados no período - Número de chamados abertos - Número de chamados fechados (resolvidos) - Número de chamados arquivados - Quantidade de chamados atrasados Além disso, é possível visualizar a quantidade de chamados realizados por cada atendente, junto com o status de cada um (fase de triagem, pendente, entre outros). Painel de Chamados O controle do fluxo das tarefas acontece na página de Chamados. É aqui que você acompanha o andamento de cada atendimento, muda o status das tarefas e filtra a lista. Formas de exibição: Cards ou Lista Existem duas formas de exibir as tarefas: - Cards: organização visual baseada no modelo Kanban. - Lista: exibição em formato de lista corrida. Para escolher, clique no botão correspondente a cada forma, no canto superior direito. Observação: Recomendamos a exibição por Cards, baseada no modelo Kanban. Nesse formato, a organização do fluxo de trabalho fica mais simples e pode ser feita facilmente com o mouse. Fluxo de tarefas no modo Cards No modo de exibição em cards, os chamados são divididos em quatro colunas, conforme o status: 1. Triagem: ponto em que o chamado é iniciado. 2. Pendente: status aconselhado depois que a tarefa é atribuída a um técnico. 3. Em andamento: tarefas que estão sendo realizadas pelo usuário, ou seja, quando ele está no cliente. 4. Resolvido: status final, quando a visita é finalizada sem nenhuma pendência. Observação: Os chamados arquivados não ficam visíveis na listagem padrão. Para localizá-los, utilize o campo de pesquisa. Alterando o status de um chamado A troca de status pode ser feita de duas formas: 1. Arrastar e soltar: clique sobre o card da tarefa, mantenha o botão do mouse pressionado e arraste para a coluna desejada. 2. Edição no detalhe do chamado: acesse a página de detalhes e escolha a nova classificação na caixa de Status. O sistema salva o chamado automaticamente na coluna correspondente. Usando filtros Para aplicar filtros: 1. Clique no botão de funil na página de Chamados, ao lado de Filtrando por. 2. Selecione os critérios desejados: - Prioridade: alta, média e baixa. - Cliente: nome do cliente. - Usuário: chamados atribuídos a um dos seus usuários. 3. Se preferir, você pode utilizar todos os filtros simultaneamente. Para remover os filtros, há duas maneiras: - Limpar filtros: retira todos os filtros selecionados de uma vez. - Remover um filtro específico: aponte o cursor sobre o filtro e clique no X ao lado do item. Gerenciando um chamado Editando as informações 1. No menu lateral do Atividades, clique em Chamados. 2. Localize o chamado que deseja editar e clique nele. Na página com o histórico do chamado, você pode: - Alterar os detalhes, como status, prioridade, atendente e cliente. - Incluir e ler o histórico de mensagens. - Anexar arquivos, incluir links e outras informações pertinentes. - Criar uma visita para que seu usuário atenda o chamado. Excluindo um chamado Existem duas maneiras de excluir um chamado. Dentro de um chamado: 1. Localize o chamado e clique nele. 2. Na página de detalhes, clique nos três pontos no canto superior direito e escolha Excluir. No painel de chamados: 1. Altere a exibição de Kanban para Lista corrida, no canto superior direito. 2. Marque as caixas de seleção dos chamados que serão excluídos. 3. Clique em Ações e depois em Excluir. Imprimindo um chamado 1. Localize o chamado e clique nele. 2. Na página de detalhes, clique nos três pontos no canto superior direito e escolha Imprimir. 3. Configure as opções de impressão e clique em Imprimir. Comunicação com o cliente Para se comunicar com o solicitante de um serviço: 1. Localize o chamado desejado. 2. Clique sobre ele para abrir a página de detalhes. Além de visualizar os detalhes, você pode enviar mensagens diretamente para o cliente. Essas mensagens são encaminhadas para o e-mail do solicitante. Observação: Na comunicação com o cliente, é possível incluir links e anexos junto com a mensagem de texto. No mesmo ambiente, você consulta todo o histórico de conversas do atendimento, desde a abertura até a finalização. Alterações de status, atendente, data de visita e outras informações ficam concentradas nesse local. Criando uma visita Para criar uma visita a partir de um chamado: 1. Localize o chamado ao qual deseja atribuir um técnico e uma data. 2. Clique nele para abrir a página de detalhes. 3. Clique no botão Nova Visita. Na página de agendamento, você deve: - Escolher a data em que a visita será realizada. - Determinar um raio aproximado para identificar quais usuários estão mais próximos do local. Atenção: Caso não visualize todos os funcionários, é provável que o usuário não tenha pontos de localização ou não tenha cadastrado o endereço residencial. Nesse caso, selecione +50km para exibir a lista completa. Uma lista de usuários que atendem aos critérios de data e raio ficará visível, mostrando os horários vagos de cada um no dia escolhido. Clique no horário livre correspondente ao usuário desejado para atribuir a tarefa. Observação: Para alterar o usuário, o dia ou a data, clique no ícone de lápis (editar) ✏️ e volte à página anterior. Depois de confirmar os dados, clique em Criar Visita. Observação: Ao confirmar a visita, a tarefa é associada ao usuário, que passa a ter acesso a ela por meio do aplicativo ou pelo sistema Contele Teams. Para consultar o resumo da visita, localize o chamado e clique sobre ele — os dados aparecem logo abaixo dos detalhes. Ao clicar neles, você é direcionado para as informações completas da visita agendada no Contele Teams. Exportando chamados Você pode exportar os chamados em formato .XLSX (Excel): 1. Em Chamados, clique nos três pontos no canto superior direito. 2. Escolha o formato que deseja exportar. O arquivo é baixado já pré-formatado, com até quatro planilhas: Triagem, Pendente, Em Andamento e Resolvido. Observação: Caso não exista nenhum chamado em um desses status, a planilha correspondente não é gerada. Você também pode exportar o histórico de um chamado em .PDF: 1. Clique no card do chamado desejado para abrir o histórico. 2. Clique nos três pontos no canto superior direito e escolha Imprimir. 3. Na janela aberta, selecione Salvar como PDF no campo Destino. 4. Clique em Salvar e escolha a pasta onde o arquivo será criado.

📘 Configurações de Atividades

Perfeito. Aqui estão os dois artigos, prontos para copiar e colar no Chatwoot. Atividades: acesso, chamados e atendimento O Atividades é a central de gerenciamento de chamados de serviços dos clientes da sua empresa. Ele foi desenvolvido para complementar o fluxo de trabalho do Contele Teams, ajudando você a organizar solicitações, atribuir responsáveis e acompanhar cada atendimento até a resolução. Neste artigo, você aprende a acessar o módulo, controlar seus chamados e criar visitas. Como acessar o Atividades 1. Entre no Contele Teams com seu login e senha. 2. Aponte o cursor do mouse para o menu lateral do sistema. 3. Clique na opção Atividades. Pronto — você será direcionado para o ambiente do Atividades. Como sair do Atividades Ao sair, você é redirecionado de volta para o Contele Teams: 1. Clique no ícone localizado no canto inferior do menu principal. 2. Na janela que se abre, com as informações da sua empresa e da sua conta, clique em SAIR. Dashboard do Atividades O dashboard é um painel visual que reúne, em um só lugar, os principais indicadores e métricas de gestão dos seus atendimentos. No Atividades, ele compila os dados dos chamados realizados pelas suas equipes, agrupados por intervalos de tempo que variam entre 30 e 90 dias. Entre as informações disponíveis, você encontra: - Quantidade total de chamados no período - Número de chamados abertos - Número de chamados fechados (resolvidos) - Número de chamados arquivados - Quantidade de chamados atrasados Além disso, é possível visualizar a quantidade de chamados realizados por cada atendente, junto com o status de cada um (fase de triagem, pendente, entre outros). Painel de Chamados O controle do fluxo das tarefas acontece na página de Chamados. É aqui que você acompanha o andamento de cada atendimento, muda o status das tarefas e filtra a lista. Formas de exibição: Cards ou Lista Existem duas formas de exibir as tarefas: - Cards: organização visual baseada no modelo Kanban. - Lista: exibição em formato de lista corrida. Para escolher, clique no botão correspondente a cada forma, no canto superior direito. Observação: Recomendamos a exibição por Cards, baseada no modelo Kanban. Nesse formato, a organização do fluxo de trabalho fica mais simples e pode ser feita facilmente com o mouse. Fluxo de tarefas no modo Cards No modo de exibição em cards, os chamados são divididos em quatro colunas, conforme o status: 1. Triagem: ponto em que o chamado é iniciado. 2. Pendente: status aconselhado depois que a tarefa é atribuída a um técnico. 3. Em andamento: tarefas que estão sendo realizadas pelo usuário, ou seja, quando ele está no cliente. 4. Resolvido: status final, quando a visita é finalizada sem nenhuma pendência. Observação: Os chamados arquivados não ficam visíveis na listagem padrão. Para localizá-los, utilize o campo de pesquisa. Alterando o status de um chamado A troca de status pode ser feita de duas formas: 1. Arrastar e soltar: clique sobre o card da tarefa, mantenha o botão do mouse pressionado e arraste para a coluna desejada. 2. Edição no detalhe do chamado: acesse a página de detalhes e escolha a nova classificação na caixa de Status. O sistema salva o chamado automaticamente na coluna correspondente. Usando filtros Para aplicar filtros: 1. Clique no botão de funil na página de Chamados, ao lado de Filtrando por. 2. Selecione os critérios desejados: - Prioridade: alta, média e baixa. - Cliente: nome do cliente. - Usuário: chamados atribuídos a um dos seus usuários. 3. Se preferir, você pode utilizar todos os filtros simultaneamente. Para remover os filtros, há duas maneiras: - Limpar filtros: retira todos os filtros selecionados de uma vez. - Remover um filtro específico: aponte o cursor sobre o filtro e clique no X ao lado do item. Gerenciando um chamado Editando as informações 1. No menu lateral do Atividades, clique em Chamados. 2. Localize o chamado que deseja editar e clique nele. Na página com o histórico do chamado, você pode: - Alterar os detalhes, como status, prioridade, atendente e cliente. - Incluir e ler o histórico de mensagens. - Anexar arquivos, incluir links e outras informações pertinentes. - Criar uma visita para que seu usuário atenda o chamado. Excluindo um chamado Existem duas maneiras de excluir um chamado. Dentro de um chamado: 1. Localize o chamado e clique nele. 2. Na página de detalhes, clique nos três pontos no canto superior direito e escolha Excluir. No painel de chamados: 1. Altere a exibição de Kanban para Lista corrida, no canto superior direito. 2. Marque as caixas de seleção dos chamados que serão excluídos. 3. Clique em Ações e depois em Excluir. Imprimindo um chamado 1. Localize o chamado e clique nele. 2. Na página de detalhes, clique nos três pontos no canto superior direito e escolha Imprimir. 3. Configure as opções de impressão e clique em Imprimir. Comunicação com o cliente Para se comunicar com o solicitante de um serviço: 1. Localize o chamado desejado. 2. Clique sobre ele para abrir a página de detalhes. Além de visualizar os detalhes, você pode enviar mensagens diretamente para o cliente. Essas mensagens são encaminhadas para o e-mail do solicitante. Observação: Na comunicação com o cliente, é possível incluir links e anexos junto com a mensagem de texto. No mesmo ambiente, você consulta todo o histórico de conversas do atendimento, desde a abertura até a finalização. Alterações de status, atendente, data de visita e outras informações ficam concentradas nesse local. Criando uma visita Para criar uma visita a partir de um chamado: 1. Localize o chamado ao qual deseja atribuir um técnico e uma data. 2. Clique nele para abrir a página de detalhes. 3. Clique no botão Nova Visita. Na página de agendamento, você deve: - Escolher a data em que a visita será realizada. - Determinar um raio aproximado para identificar quais usuários estão mais próximos do local. Atenção: Caso não visualize todos os funcionários, é provável que o usuário não tenha pontos de localização ou não tenha cadastrado o endereço residencial. Nesse caso, selecione +50km para exibir a lista completa. Uma lista de usuários que atendem aos critérios de data e raio ficará visível, mostrando os horários vagos de cada um no dia escolhido. Clique no horário livre correspondente ao usuário desejado para atribuir a tarefa. Observação: Para alterar o usuário, o dia ou a data, clique no ícone de lápis (editar) ✏️ e volte à página anterior. Depois de confirmar os dados, clique em Criar Visita. Observação: Ao confirmar a visita, a tarefa é associada ao usuário, que passa a ter acesso a ela por meio do aplicativo ou pelo sistema Contele Teams. Para consultar o resumo da visita, localize o chamado e clique sobre ele — os dados aparecem logo abaixo dos detalhes. Ao clicar neles, você é direcionado para as informações completas da visita agendada no Contele Teams. Exportando chamados Você pode exportar os chamados em formato .XLSX (Excel): 1. Em Chamados, clique nos três pontos no canto superior direito. 2. Escolha o formato que deseja exportar. O arquivo é baixado já pré-formatado, com até quatro planilhas: Triagem, Pendente, Em Andamento e Resolvido. Observação: Caso não exista nenhum chamado em um desses status, a planilha correspondente não é gerada. Você também pode exportar o histórico de um chamado em .PDF: 1. Clique no card do chamado desejado para abrir o histórico. 2. Clique nos três pontos no canto superior direito e escolha Imprimir. 3. Na janela aberta, selecione Salvar como PDF no campo Destino. 4. Clique em Salvar e escolha a pasta onde o arquivo será criado. Configurações do Atividades As configurações do Atividades são editadas a partir de Ajustes, no menu lateral. Aqui você define preferências gerais, prazos de SLA, os e-mails do módulo e as opções de abertura de chamados. Atenção: Apenas Gestores e Admins têm permissão para editar as configurações. Preferências Nesse ambiente, você pode: - Editar o tempo de arquivamento de chamados resolvidos: clique sobre o período pré-configurado pelo sistema e escolha a quantidade de horas ou dias desejada. Digite as informações e clique em Salvar. - Ativar ou desabilitar opções: - Habilitar abertura de chamados interna. - Enviar e-mail para o cliente a cada resposta do atendente. - Enviar e-mail para o cliente quando o chamado estiver resolvido. - Enviar e-mail para o cliente com os dados da visita agendada. Atenção: O prazo máximo para arquivar chamados resolvidos é de 30 dias (ou 720 horas). SLA Nesta seção, você define o tempo para que um chamado seja resolvido, com base no conceito de SLA — um conjunto de diretrizes, procedimentos e métricas que sua equipe deve seguir para garantir o nível de satisfação no atendimento. O SLA estabelece um padrão baseado no tempo médio entre o registro do chamado e a sua resolução. Para editar o SLA: 1. Clique no card correspondente à prioridade (Alta, Média ou Baixa). 2. Uma caixa editável será aberta. 3. Informe os valores conforme as métricas da sua empresa. 4. Clique em Salvar. Observação: Ao definir esses parâmetros, os tempos máximos dos chamados abertos são redimensionados para atender aos prazos determinados. E-mail padrão Nesse ambiente, você consulta o e-mail padrão para uso do Atividades. Ele é criado automaticamente e permite que seu cliente registre um chamado enviando uma mensagem para o endereço. O chamado gerado entra na coluna Triagem, e cabe ao operador da sua empresa determinar o técnico responsável, definir a data da visita e classificar o andamento da tarefa. Você também pode definir um e-mail customizado para facilitar a comunicação com seus clientes — basta informá-lo na caixa apropriada. Observação: Use o nome da sua empresa para criar o e-mail customizado. Isso facilita a memorização do endereço pelos seus clientes. Abertura de Chamados Ainda em Ajustes, você configura como os chamados podem ser abertos. Nessa seção, é possível liberar o acesso à abertura por terceiros (seus clientes), incluir o logo da sua empresa e obter links para adicionar um botão de atalho ou uma página de abertura no portal da sua empresa. Acesso à abertura de chamados Nesse campo, você habilita ou desabilita a abertura por terceiros: - Aberto: seus clientes podem cadastrar chamados por uma página exclusiva na web. - Fechado: o cadastro fica limitado aos usuários da sua empresa com permissão para usar o Contele Teams. Observação: Habilite essa opção apenas nos períodos de funcionamento da sua empresa, para evitar aberturas fora do horário comercial que possam impactar o seu SLA. Logo da empresa e imagem da página Você pode incluir o logo da sua empresa para personalizar a página exclusiva na web. Considere os limites: - Limite de tamanho: 5 MB - Tamanho aconselhável para o logo: 645×546 pixels - Tamanho aconselhável para a imagem de cabeçalho: 1024×190 pixels Botão de atalho Esse espaço fornece o código HTML para incluir, no site da sua empresa, um botão que direciona os clientes para a abertura de um chamado: 1. Copie o código clicando na opção ao lado da caixa. 2. Cole o código no código-fonte da página da sua empresa. Observação: Recomendamos entrar em contato com o desenvolvedor do seu site para definir o local exato da inclusão. URL de abertura de chamado Aqui você encontra o endereço (URL) que permite aos clientes registrar um chamado. Recomendamos reservar um espaço no site da sua empresa para essa página. Observação: Use o comando iframe no código HTML do seu site. Exemplo: <iframe src="ENDEREÇO FORNECIDO PELO ATIVIDADES"></iframe> Formulário Na guia de Abertura de Chamados, você edita os campos da página de registro. Por padrão, os itens Título e Descrição já vêm pré-configurados. Para incluir campos adicionais, clique em Adicionar campos — uma janela de configuração será aberta. Para cadastrar um novo campo, defina um título e escolha o tipo: - Texto: para textos curtos, como um título. - Texto Longo: para uma caixa de texto com até 512 caracteres. - Lista: para opções a serem escolhidas, como categorias. - Checkbox: para uma checklist, como possíveis defeitos. - Upload: para anexos, como fotos ou documentos. A ordem dos campos na página seguirá a ordem exibida nessa seção. Para alterar, clique e arraste o item para a posição desejada. Observação: É aconselhável iniciar com um título (obrigatório) e encerrar com a descrição (também obrigatória). E-mail com domínio próprio Um e-mail com domínio próprio — como [email protected] — mostra que o endereço pertence à sua empresa, trazendo mais credibilidade junto aos clientes. Se você já tem um, pode utilizá-lo no Atividades para envio de notificações e abertura de chamados. Para configurar: 1. Vá para Ajustes > E-mail. 2. Ative a opção E-mail com domínio próprio para abrir as configurações. 3. Defina o prefixo do e-mail (usado antes do @), como [email protected]. 4. Acesse o seu provedor de DNS (Registro BR, HostGator, Amazon, GoDaddy, entre outros) para fazer os apontamentos TXT e MX: - Encontre o local para editar a Zona DNS e criar uma nova entrada. (No Registro BR, por exemplo, vá em DNS > Editar Zona.) - Clique em Nova Entrada, escolha o tipo TXT e insira os nomes e valores indicados na tela do Atividades. - Crie outra Nova Entrada, escolha o tipo MX e informe os nomes, valores e prioridades indicados no Atividades. - Aguarde cerca de 10 minutos para a propagação e clique em Validar configurações na tela do Atividades. Atenção: Siga sempre o passo a passo da tela de Ajustes > E-mail e use este artigo apenas como apoio. O processo varia conforme o provedor de DNS e, em alguns casos, pode exigir o auxílio de alguém com conhecimento técnico ou do setor de TI. Veja como configurar nos principais provedores: - Registro BR - GoDaddy - HostGator - Amazon Route 53 - Namecheap - Locaweb Status de validação O status indica se o e-mail com domínio próprio está habilitado para envio e recebimento. É necessário concluir toda a configuração para que o endereço seja validado. - Habilitado para envio: as notificações dos chamados passam a ser enviadas com esse endereço. - Habilitado para recebimento: os e-mails recebidos nesse endereço são abertos como chamados no Atividades.