Abertura de um Chamado

Um chamado é o registro de uma tarefa ou atendimento gerado pela demanda de um cliente. Ao abrir um chamado, o sistema gera um número de atendimento que reúne todos os detalhes, o histórico, a data da solicitação e a data de solução da tarefa.

No Contele Teams, existem três formas de registrar um chamado no módulo Atividades:

• Diretamente pelo Contele Teams, com a criação feita pelo gestor ou atendente.

• Por uma página da internet, na qual o próprio cliente faz o cadastro.

• Por e-mail, no qual o próprio cliente envia a solicitação.

A seguir, veja como funciona cada uma dessas formas.

Criando um Chamado pelo Contele Teams

Para abrir um chamado manualmente, acesse o menu superior e navegue até Atividades > Chamados > Novo Chamado. Depois:

1. Preencha os dados do chamado:

   • Assunto: resumo do chamado.

   • Cliente: indicação do cliente que será atendido.

   • Prioridade: nível de prioridade do chamado que está sendo aberto.

   • Atendente: usuário responsável pelo cadastro do chamado.

   • Descrição: detalhamento completo do chamado.

2. Clique em Criar Chamado.

Após a criação, você será direcionado para a página que reúne todas as informações relacionadas ao chamado. Ele também passará a ser listado como o último item da coluna Triagem, no fluxo de Chamados.

Dicas importantes:

• Os detalhes do chamado podem ser editados a qualquer momento. Saiba como clicando aqui.

• Após criar um chamado, é preciso agendar a visita. Saiba como clicando aqui.

Abertura de Chamado pelo Cliente

Além do cadastro manual, o seu cliente pode abrir um chamado por conta própria de duas maneiras: por uma página da internet ou por e-mail. As duas opções podem ser personalizadas por você.

Por Página da Internet

O cliente pode registrar um chamado por meio de um formulário em página. Essa página pode ser customizada com o logo e uma capa da sua empresa. Há duas formas de disponibilizá-la:

• Por uma página exclusiva no navegador, criada pelo Contele Teams.

• Por um botão incorporado no site da sua empresa, que direciona para a página de cadastro do chamado.

Observação: os custos de hospedagem desse material na internet são de responsabilidade da sua empresa. Existem opções gratuitas de hospedagem de páginas na web.

Como configurar a página

Acesse Atividades > Ajustes > Abertura de chamados. Nessa tela, você pode:

• Liberar ou fechar o acesso à abertura de chamados.

• Adicionar logo e capa ao formulário.

• Incluir instruções de preenchimento.

• Customizar os campos do formulário.

Como customizar o formulário

Na tela de Abertura de chamados, vá até o bloco Formulário e clique em Adicionar campo. Existem cinco tipos de campo disponíveis:

• Texto: para textos curtos, como um título.

• Texto Longo: para um box de texto com até 512 caracteres.

• Lista: para uma lista de opções a serem escolhidas, como categorias.

• Checkbox: para uma checklist, como itens de possíveis defeitos.

• Upload: para anexar arquivos, como fotos ou documentos.

As alterações são salvas automaticamente. Depois de configurar, basta copiar a URL de abertura de chamado e enviá-la ao seu cliente.

Observação: as informações preenchidas pelo cliente chegam até você em segundos, na aba Chamados, ao final da lista de Triagem.

Por E-mail

O cliente também pode registrar um chamado diretamente por um e-mail exclusivo do Contele Teams, que pode ser customizado por você. O e-mail enviado pelo cliente precisa conter:

1. Título: será o assunto do chamado.

2. Corpo do e-mail: será a descrição do chamado.

O sistema cria o chamado automaticamente com base nessas informações e preenche o campo Cliente com os dados do remetente do e-mail. Esse e-mail pode ser divulgado no seu site, em redes sociais, nas configurações de WhatsApp, entre outros canais.

Atenção: o chamado aberto por e-mail pode levar até cinco minutos para ser criado após o envio da solicitação pelo cliente.

Como customizar o e-mail

Para customizar o e-mail, siga os passos:

1. Acesse Atividades > Ajustes > E-mail.

2. No campo de e-mail customizado, preencha a primeira metade do endereço que você vai utilizar (a parte após o @ é padrão). Por exemplo: [email protected].

3. Passe esse e-mail customizado ao seu cliente.

Observação: já existe um e-mail padrão disponível, mas recomendamos criar um e-mail customizado por questões práticas. Caso o domínio informado já exista, você será avisado para poder fazer a substituição.

Depois que o cliente registrar o chamado, ele receberá um e-mail confirmando a abertura da tarefa em até 10 minutos.

Dúvidas sobre a Abertura de Chamados

Onde o chamado aparece depois de criado?

Todo chamado criado — manualmente ou pelo cliente — é listado como o último item da coluna Triagem, no fluxo de Chamados.

Quanto tempo leva para o chamado ser criado?

Depende da forma de abertura. Chamados criados manualmente ou por página aparecem em segundos. Já os chamados abertos por e-mail podem levar até cinco minutos para serem criados, e o cliente recebe a confirmação de abertura em até 10 minutos.

Preciso fazer algo depois de abrir o chamado?

Sim. Após a criação, é necessário agendar a visita relacionada ao chamado.