Gastos

📘 Relatório de Gastos: Auditoria, Termos de Uso e Consolidação

O painel administrativo de Gastos na Web consolida todas as informações financeiras da equipe, permitindo a conferência dia a dia de trajetos, a inclusão de regras de conformidade e a exportação de comprovantes de pagamento. Visão Geral do Relatório Para auditar as despesas da empresa, acesse o menu superior e clique em Gastos. Na tela inicial, o sistema exibirá um painel com os indicadores financeiros da equipe divididos em duas grandes categorias: - KM: O valor acumulado gerado pelas rotas de visitas validadas. - Avulso: A somatória de despesas manuais lançadas em campo pela equipe (separadas por tipo de gasto, como pedágio e alimentação). Você pode extrair relatórios rápidos utilizando filtros de período pré-existentes como Ontem, 7 dias, 30 dias, Este Mês, Último Mês ou definindo um intervalo Personalizado. Como Auditar e Ajustar o Reembolso Detalhado Caso surjam dúvidas sobre as quilometragens apresentadas por um funcionário, o gestor pode realizar uma auditoria minuciosa: 1. Na tela de Gastos, localize o colaborador desejado e clique em Ver Detalhado. 2. O sistema abrirá a divisão dia a dia do usuário. Nessa tela, você pode executar as seguintes ações: - Exibir Rota de Reembolso: Abre o mapa mostrando o trajeto exato considerado pelo sistema, apontando o KM rodado e o valor financeiro a pagar por trecho. - Ignorar Visitas: Se o funcionário realizou um check-in indevido ou uma visita que não deve gerar reembolso, clique em "Ignorar Visitas" na linha correspondente para removê-la instantaneamente do cálculo financeiro do dia. - Inserir Visita Esquecida: Caso o colaborador tenha esquecido de registrar um check-in em campo e precise incluir a quilometragem na folha, clique no botão Nova Visita, selecione o cliente correspondente e salve. O sistema recalculará a rota do dia incluindo o novo ponto. Adicionando um Termo de Ciência no PDF de Reembolso Para conferir maior segurança jurídica aos pagamentos, você pode fixar um termo descritivo de regras e políticas de conformidade da empresa que será impresso automaticamente na folha de assinatura de reembolso do funcionário. Como Configurar o Termo: 1. No menu superior, acesse Configurações > Sua Empresa. 2. Localize a seção de configurações de reembolso. 3. Ative a chave da função Termos de Ciência do PDF de Reembolso. 4. O sistema carregará um texto padrão de exemplo. Clique dentro da caixa e redija o texto personalizado com as políticas de reembolso da sua empresa. Salve as alterações. Como Visualizar o Termo na Folha de Impressão: Acesse a tela de Gastos, clique em Ver Detalhado no usuário escolhido e clique no botão Versão para Impressão (canto superior esquerdo). O relatório estruturado abrirá em uma nova aba exibindo campos para dados bancários do funcionário, CPF, linhas de assinatura física e o seu Termo de Ciência anexado ao rodapé. A Regra Crítica de Consolidação de 60 Dias Atenção: O Contele Teams possui uma rotina automática de segurança chamada Consolidação de Reembolsos. Regra de Bloqueio: Após o prazo estrito de 60 dias contados a partir da data de realização da visita, os relatórios de reembolso correspondentes são consolidados de forma definitiva pelo banco de dados. Uma vez consolidado, o relatório exibirá um aviso de bloqueio na tela e não poderá mais ser editado, alterado ou recalculado, tornando-se um registro permanente de leitura. Essa trava de conformidade é fundamental para evitar a manipulação de dados retroativos após os pagamentos e fechamentos contábeis já terem sido efetuados e integrados pelo setor financeiro da empresa. Como Exportar os Relatórios Financeiros Os dados auditados da tela de gastos podem ser enviados diretamente para o seu e-mail corporativo em até 5 minutos clicando no ícone de exportação. Os formatos disponíveis são .XLSX (Excel), .CSV e .PDF. Dica de Exportação Geral: Se você deseja extrair uma planilha unificada contendo o resumo financeiro de todos os colaboradores da empresa de uma só vez, basta realizar a exportação deixando o campo de seleção de Usuário completamente vazio.

📘 Lançamento de Gastos no App: Despesas Avulsas, Regras e Limites

Além do cálculo automático de quilometragem por GPS, o Contele Teams permite o controle de despesas manuais de campo através do módulo de Gastos Avulsos, ideal para gerenciar custos de pedágio, alimentação e hospedagem. Como Lançar um Gasto Manual pelo Aplicativo Se a empresa conceder permissão, o colaborador externo pode lançar suas despesas diretamente pelo smartphone por dois caminhos práticos: - Caminho 1: Logo após realizar o check-out de finalização de uma visita, tocando no botão Lançamento que aparece na tela. - Caminho 2: Acessando diretamente a aba Gastos, localizada no menu inferior direito da tela principal do aplicativo. Passo a Passo do Preenchimento no Celular: 1. Na aba Gastos do app, um teclado numérico será aberto na tela. Digite o valor real da despesa realizada. 2. Na tela de especificações do gasto, preencha as seguintes informações obrigatórias: - Data: O dia exata em que o custo foi gerado. - Descrição: Texto livre explicando o motivo ou contexto do gasto (ex: Almoço com cliente do projeto X). - Tipo: Selecione a categoria da despesa (Transporte, Estacionamento, Pedágio, Alimentação, Hospedagem, etc.). - Reembolsável (Sim/Não): Chave que determina a natureza do pagamento (veja distinção abaixo). - Vincular a Local ou Visita: Selecione a qual cliente ou agenda aquela despesa está atrelada. - Adicionar Foto: Utilize a câmera do celular para tirar uma foto nítida da nota fiscal ou cupom comprovante. 3. Clique em salvar. Se houver algum erro de digitação após o envio, o usuário pode editar ou deletar o lançamento acessando seu histórico na própria tela de gastos do app. Atenção: Por motivos de conformidade de processos, o sistema Web não possui ferramentas para criação de gastos avulsos manuais; o lançamento de cupons e recibos deve originar-se obrigatoriamente do aplicativo de campo. Diferença entre Gastos Reembolsáveis e Não Reembolsáveis No momento de registrar um gasto avulso no aplicativo, o funcionário deve classificar a despesa corretamente para não afetar o fechamento do caixa: - Reembolsável: São as despesas pagas do próprio bolso pelo colaborador durante a rota. Esses valores entram na folha de acerto de contas e somam no relatório financeiro como um montante que a empresa deve aprovar e devolver ao funcionário. - Não Reembolsável: São os gastos pagos utilizando recursos diretos da empresa (como cartões corporativos, cartões de combustível ou faturamento direto). O funcionário realiza o lançamento no aplicativo e anexa a foto do cupom apenas para fins de prestação de contas e controle de teto orçamentário, sinalizando que a empresa não deve pagar esse valor a ele no final do mês. Ativando as Permissões de Gastos Avulsos na Web O uso do módulo de despesas manuais pode ser liberado de forma global para toda a corporação ou restrito apenas para alguns cargos específicos: - Liberação Global (Toda a Empresa): Acesse o menu superior em Configurações > Sua Empresa, entre na aba de reembolso e marque a opção Permitir o cadastro de Reembolsos Avulsos. - Liberação Restrita (Por Usuário): Caso queira bloquear a função para alguns funcionários, acesse Configurações > Usuários, edite o perfil do colaborador desejado e, no bloco de configurações financeiras, marque ou desmarque o botão Habilitado a cadastrar Reembolsos Avulsos. Configurando Políticas de Limites e Restrições de Despesas Para garantir o cumprimento das políticas financeiras da empresa e evitar abusos de gastos em campo, o administrador pode criar regras rígidas de teto orçamentário dentro do sistema Web. 1. Criando e Limitando Tipos de Despesa: 1. No menu superior, acesse a tela de Gastos e clique no botão Configurar Reembolso. 2. Acesse a aba Tipos de Reembolso. Nesta tela, você verá a lista de despesas ativas. 3. Para estipular uma nova regra, clique em Novo Tipo de Lançamento. 4. Defina o nome do gasto, escolha um ícone representativo e estipule um limite de valor máximo por dia para aquela despesa (ex: limitar Alimentação a no máximo R$ 45,00 por dia). Clique em cadastrar. 2. Criando Regras de Restrição por Usuários ou Etiquetas: Você pode aplicar exigências financeiras direcionadas para grupos específicos da sua equipe: 1. Dentro do menu de configuração de reembolsos, acesse a aba Limites e Restrições e clique em Nova Regra. 2. Selecione se a regra será aplicada associando Usuários específicos ou por meio de Etiquetas de equipes (ex: aplicar a regra apenas para a etiqueta Equipe-Comercial). 3. Defina o limite de valor financeiro diário permitido para o grupo selecionado. 4. Travas de Auditoria: Marque as caixas de seleção correspondentes caso queira tornar Obrigatório o envio de foto do comprovante (Nota Fiscal) e a vinculação obrigatória da despesa a uma visita ativa do dia. 5. Selecione a quais tipos de lançamento essa regra se aplica e clique em Cadastrar. Dica de Gestão: Todos os gastos avulsos lançados pela equipe de rua entram no sistema com o status de pré-aprovados para facilitar o fluxo. Cabe ao gestor revisar periodicamente o relatório detalhado e utilizar o ícone de engrenagem ⚙️ na linha dos avulsos para clicar em Cancelar/Recusar caso identifique notas rasuradas ou gastos que infrinjam as regras da empresa.

📘 Gastos: Configuração, Cálculo por KM e Ajustes Retroativos

O módulo de Gastos do Contele Teams foi desenvolvido para automatizar e auditar o ressarcimento de quilometragem rodada da sua equipe de campo, garantindo processos transparentes baseados em cálculos matemáticos precisos. Configurações Iniciais do Reembolso por KM Para parametrizar os valores e regras de rodagem da sua empresa, navegue pelo menu superior do sistema até Configurações > Sua Empresa e localize a seção de configurações de reembolso. Nesta área, defina: - Reembolso por Quilômetro Rodado: Insira o valor fixo (em reais) que a empresa pagará por cada quilômetro percorrido pelo colaborador. Este valor será aplicado como o padrão regulamentar para toda a equipe. - Observação: Para conceder uma taxa diferenciada por KM para um funcionário específico, configure esse valor diretamente dentro da ficha individual dele em Configurações > Usuários. - Atenção: Ao atualizar o valor de reembolso por KM nas configurações da empresa, a nova taxa só afetará as visitas realizadas daquele dia em diante. O histórico de valores financeiros de visitas de datas passadas permanecerá intacto. Método de Cálculo da Quilometragem (Melhor Rota) O Contele Teams calcula as distâncias integrando as informações com o motor do Google Maps. Por padrão, o cálculo da jornada diária utiliza a coordenada do primeiro check-in do dia como o Ponto de Partida e o último check-out como o Ponto de Chegada (esses pontos podem ser customizados nas regras da empresa para utilizar endereços fixos, como a casa do colaborador ou a sede da empresa). Regra de Otimização Estática: O cálculo de reembolso é baseado estritamente no conceito de Melhor Rota (o menor trajeto matemático entre os pontos de atendimento do dia). - O sistema desconsidera variações dinâmicas de trânsito em tempo real, acidentes ou desvios de tráfego sugeridos por aplicativos de navegação (como Waze ou Google Maps) durante a viagem física. - Quilômetros excedentes rodados pelo colaborador para fins particulares fora da rota calculada pelo sistema são automaticamente descartados e não entram na somatória do relatório financeiro. Observação: Para que o sistema consiga computar e validar um trecho de reembolso por KM, é obrigatório que o usuário de campo execute pelo menos duas visitas concluídas no mesmo dia, permitindo ao sistema calcular o trajeto de deslocamento do Ponto A para o Ponto B. Como Atualizar o Valor do KM de Forma Retroativa Se a sua empresa reajustou a taxa de reembolso por quilômetro e precisa que os relatórios de períodos passados (ainda não fechados) calculem o montante com o novo valor, execute o seguinte procedimento de recálculo: 1. Acesse o menu superior em Configurações > Sua Empresa e atualize o valor do Reembolso por Quilômetro Rodado. Salve. 2. Navegue no menu superior até a tela de Gastos. 3. Escolha o Usuário que deseja aplicar a correção e defina o período de datas retroativas desejado. 4. Dentro do detalhamento diário de rotas do colaborador, localize o botão Não Contabilizar Trajeto presente no topo de cada rota calculada. 5. Ative e desative esse botão consecutivamente. Esta ação força o banco de dados a atualizar o motor de cálculo e recalcular os valores daquela rota com base na nova taxa configurada. Correção de Erros Comuns de Cálculo - Endereço de Local Alterado: Se você corrigiu ou moveu o pino do mapa de um cliente após as visitas já terem acontecido, o reembolso daquele dia poderá constar com valores antigos. Para corrigir, force uma microalteração no pino do mapa do local informando ao sistema a data específica do reembolso que deseja recalcular. - Tempo de Sincronização: Quando o gestor realiza a validação manual de uma visita no painel Web para corrigir dados, o sistema pode levar um prazo de até 4 horas para processar e refletir o novo cálculo de quilometragem nas telas de relatório.