Além do cálculo automático de quilometragem por GPS, o Contele Teams permite o controle de despesas manuais de campo através do módulo de Gastos Avulsos, ideal para gerenciar custos de pedágio, alimentação e hospedagem.
Como Lançar um Gasto Manual pelo Aplicativo
Se a empresa conceder permissão, o colaborador externo pode lançar suas despesas diretamente pelo smartphone por dois caminhos práticos:
-
Caminho 1: Logo após realizar o check-out de finalização de uma visita, tocando no botão Lançamento que aparece na tela.
-
Caminho 2: Acessando diretamente a aba Gastos, localizada no menu inferior direito da tela principal do aplicativo.
Passo a Passo do Preenchimento no Celular:
-
Na aba Gastos do app, um teclado numérico será aberto na tela. Digite o valor real da despesa realizada.
-
Na tela de especificações do gasto, preencha as seguintes informações obrigatórias:
-
Data: O dia exata em que o custo foi gerado.
-
Descrição: Texto livre explicando o motivo ou contexto do gasto (ex: Almoço com cliente do projeto X).
-
Tipo: Selecione a categoria da despesa (Transporte, Estacionamento, Pedágio, Alimentação, Hospedagem, etc.).
-
Reembolsável (Sim/Não): Chave que determina a natureza do pagamento (veja distinção abaixo).
-
Vincular a Local ou Visita: Selecione a qual cliente ou agenda aquela despesa está atrelada.
-
Adicionar Foto: Utilize a câmera do celular para tirar uma foto nítida da nota fiscal ou cupom comprovante.
-
-
Clique em salvar. Se houver algum erro de digitação após o envio, o usuário pode editar ou deletar o lançamento acessando seu histórico na própria tela de gastos do app.
Atenção: Por motivos de conformidade de processos, o sistema Web não possui ferramentas para criação de gastos avulsos manuais; o lançamento de cupons e recibos deve originar-se obrigatoriamente do aplicativo de campo.
Diferença entre Gastos Reembolsáveis e Não Reembolsáveis
No momento de registrar um gasto avulso no aplicativo, o funcionário deve classificar a despesa corretamente para não afetar o fechamento do caixa:
-
Reembolsável: São as despesas pagas do próprio bolso pelo colaborador durante a rota. Esses valores entram na folha de acerto de contas e somam no relatório financeiro como um montante que a empresa deve aprovar e devolver ao funcionário.
-
Não Reembolsável: São os gastos pagos utilizando recursos diretos da empresa (como cartões corporativos, cartões de combustível ou faturamento direto). O funcionário realiza o lançamento no aplicativo e anexa a foto do cupom apenas para fins de prestação de contas e controle de teto orçamentário, sinalizando que a empresa não deve pagar esse valor a ele no final do mês.
Ativando as Permissões de Gastos Avulsos na Web
O uso do módulo de despesas manuais pode ser liberado de forma global para toda a corporação ou restrito apenas para alguns cargos específicos:
-
Liberação Global (Toda a Empresa): Acesse o menu superior em Configurações > Sua Empresa, entre na aba de reembolso e marque a opção Permitir o cadastro de Reembolsos Avulsos.
-
Liberação Restrita (Por Usuário): Caso queira bloquear a função para alguns funcionários, acesse Configurações > Usuários, edite o perfil do colaborador desejado e, no bloco de configurações financeiras, marque ou desmarque o botão Habilitado a cadastrar Reembolsos Avulsos.
Configurando Políticas de Limites e Restrições de Despesas
Para garantir o cumprimento das políticas financeiras da empresa e evitar abusos de gastos em campo, o administrador pode criar regras rígidas de teto orçamentário dentro do sistema Web.
1. Criando e Limitando Tipos de Despesa:
-
No menu superior, acesse a tela de Gastos e clique no botão Configurar Reembolso.
-
Acesse a aba Tipos de Reembolso. Nesta tela, você verá a lista de despesas ativas.
-
Para estipular uma nova regra, clique em Novo Tipo de Lançamento.
-
Defina o nome do gasto, escolha um ícone representativo e estipule um limite de valor máximo por dia para aquela despesa (ex: limitar Alimentação a no máximo R$ 45,00 por dia). Clique em cadastrar.
2. Criando Regras de Restrição por Usuários ou Etiquetas:
Você pode aplicar exigências financeiras direcionadas para grupos específicos da sua equipe:
-
Dentro do menu de configuração de reembolsos, acesse a aba Limites e Restrições e clique em Nova Regra.
-
Selecione se a regra será aplicada associando Usuários específicos ou por meio de Etiquetas de equipes (ex: aplicar a regra apenas para a etiqueta
Equipe-Comercial). -
Defina o limite de valor financeiro diário permitido para o grupo selecionado.
-
Travas de Auditoria: Marque as caixas de seleção correspondentes caso queira tornar Obrigatório o envio de foto do comprovante (Nota Fiscal) e a vinculação obrigatória da despesa a uma visita ativa do dia.
-
Selecione a quais tipos de lançamento essa regra se aplica e clique em Cadastrar.
Dica de Gestão: Todos os gastos avulsos lançados pela equipe de rua entram no sistema com o status de pré-aprovados para facilitar o fluxo. Cabe ao gestor revisar periodicamente o relatório detalhado e utilizar o ícone de engrenagem ⚙️ na linha dos avulsos para clicar em Cancelar/Recusar caso identifique notas rasuradas ou gastos que infrinjam as regras da empresa.