Locais

📘 Importação, Exportação e Atualização de Locais em Massa

A importação e exportação em lote é a maneira mais rápida de alimentar o Contele Teams com a base de clientes do seu ERP ou CRM, permitindo também atualizar informações de milhares de registros de uma única vez. MODELO: MODELO DE IMPORTACAO CONTELE (Faça uma cópia) - Google Planilhas Como Importar Locais (Cadastro em Massa) 1. Preenchimento do Modelo Padrão O primeiro passo é estruturar os seus dados. Acesse a tela de importação e baixe o nosso Modelo Padrão (que pode ser editado no Excel ou Google Planilhas). Para que a importação ocorra com sucesso, preencha ao menos os campos obrigatórios de cada linha: - Nome Fantasia - Rua (Logradouro) - Número - Cidade Atenção: Após preencher os dados, salve ou faça o download da planilha obrigatoriamente no formato CSV separado por vírgulas (.CSV). Os valores do arquivo devem utilizar a vírgula ( , ) como separador, e não ponto e vírgula ( ; ). 2. Requisitos Técnicos do Arquivo Antes de fazer o upload, faça uma dupla checagem nos seguintes parâmetros técnicos do seu arquivo: - Formato: Deve ser rigorosamente .CSV. - Codificação: Deve estar configurado em UTF-8 (verifique isso nas opções avançadas ao salvar como .CSV). - Volume Máximo: O arquivo pode conter até 10.000 linhas por processo de importação. - Caracteres Proibidos: O conteúdo não pode conter aspas simples ou duplas (' ") e nem os seguintes caracteres especiais: # | ~ * ! % $ < > ; ? 3. Passo a Passo da Importação no Sistema 1. No menu superior, navegue até Locais. 2. Clique na seta ao lado do botão de cadastro no canto superior esquerdo e selecione Importar Locais. 3. Clique em Importar Planilha (CSV) e carregue o arquivo do seu computador. 4. Tela de Validação de Campos: O sistema abrirá uma tela de confirmação para você mapear as colunas da sua planilha com os campos do sistema. Se as colunas não se associarem sozinhas, clique em Selecionar um campo e relacione manualmente (Exemplo: Coluna "Código" da Planilha = Relacionar com ID). Você também pode marcar para ignorar colunas que não queira importar. 5. Clique em Salvar e Continuar no final da tela para processar o lote. Boas Práticas do Google Maps para Evitar Erros de Geolocalização O Contele Teams utiliza a tecnologia do Google Maps Enterprise para geocodificar os seus locais. Para garantir que seus clientes sejam plotados no mapa com precisão milimétrica, siga estas recomendações de preenchimento: - Evite preencher a coluna Bairro: O motor do Google Maps frequentemente interpreta nomes de bairros de forma diferente do cadastro do seu ERP (ex: uma rua na Mooca que o Google reconhece como bairro Quarta Parada). Informar o bairro pode confundir o algoritmo e "quebrar" a localização. Preencher apenas Logradouro, Número, Cidade e UF já é mais do que suficiente. - Endereço OU Coordenadas, nunca ambos: Se a sua planilha contiver os campos de endereço preenchidos, deixe as colunas de Latitude e Longitude em branco. Se preencher as coordenadas, deixe os campos de rua em branco. Inserir os dois dados simultaneamente na mesma linha gera conflito e erros de posicionamento. - Como escrever o Logradouro: Insira o endereço de forma corrida e limpa na coluna de rua: Rua Euclides da Cunha, 11. Informações de bloco, apartamento ou sala devem ficar restritas exclusivamente à coluna de Complemento. - Casos de Cidades Especiais (Brasília e Goiânia): Como os endereços nessas regiões utilizam quadras, setores e lotes, o endereço de texto pode falhar. A melhor prática para esses locais é buscar o ponto diretamente no Google Maps, clicar com o botão direito do mouse, copiar as coordenadas geográficas (Latitude e Longitude) e importá-las na planilha em vez do endereço escrito. Exportação e Atualização em Massa Se você precisa corrigir telefones, nomes de contatos ou carteiras de múltiplos clientes de uma só vez, utilize o recurso de reimportação por ID: 1. Acesse o menu superior em Locais. 2. Clique na seta ao lado do botão de cadastro e selecione Exportar Locais (formatado em .XLSX). 3. Abra a planilha gerada no seu computador e realize todas as alterações necessárias nas linhas. 4. Regra de Ouro: Nunca altere ou apague a coluna de ID gerada pelo sistema. É através desse código que o Contele Teams sabe qual cliente existente ele deve atualizar, impedindo a criação de cadastros duplicados. 5. Salve o arquivo em .CSV (UTF-8) e faça o processo de importação normalmente. O sistema atualizará os cadastros antigos em lote. Atenção: O sistema possui uma capacidade limite para exportar até 5.000 locais e 5.000 usuários em uma única extração. É altamente recomendável realizar exportações periódicas da sua base para fins de backup e higienização de dados. Solução de Erros Comuns de Importação - Erro de Caracteres Especiais: Se o sistema acusar este erro, abra sua planilha, pressione o comando Ctrl + F (ou Ctrl + L) e busque por símbolos proibidos (como aspas, pontos e vírgulas soltos ou exclamações) para removê-los. Se sua planilha original veio separada por ponto e vírgula ( ; ), importe-a primeiro no Google Planilhas, configure a separação correta por vírgulas e exporte novamente. - Erro de Codificação: Caso os nomes dos clientes apareçam com caracteres corrompidos (letras com acento virando símbolos estranhos), certifique-se de mudar a codificação do arquivo para UTF-8 no momento de "Salvar Como" no seu editor de planilhas. - Erro de Limite de Linhas: Se sua base passar de 10.000 registros, fragmente o arquivo em duas ou mais planilhas menores e faça os uploads de forma sequencial. - Espaços nas Carteiras: Ao digitar nomes de carteiras na planilha, certifique-se de não deixar espaços invisíveis antes ou depois da vírgula de separação. O termo " Carteira A" (com espaço) será interpretado pelo sistema como uma carteira totalmente nova, gerando duplicatas indesejadas.

📘 Cadastro, Edição e Exclusão de Locais (Web e Aplicativo)

Manter a base de clientes atualizada é essencial para o sucesso da operação de campo. O Contele Teams permite que tanto os gestores no escritório quanto os colaboradores em campo realizem cadastros e edições de locais de forma manual e ágil. Cadastro Manual pelo Sistema Web (Computador) Para cadastrar um cliente individual diretamente pelo painel administrativo, siga o passo a passo: 1. No menu superior, navegue até Locais. 2. Clique no botão de cadastro manual para abrir o formulário. 3. Preencha os dados da empresa: Nome Fantasia, Razão Social, CNPJ/CPF, Nome do Contato, Telefone, E-mail e vincule as Carteiras correspondentes. 4. No campo de Endereço, digite o endereço completo e pressione a tecla Enter para que o mapa localize o ponto geográfico exato. Dicas Operacionais na Web: - Pesquisa por CEP: Se preferir, clique na opção Pesquisar pelo CEP logo abaixo do campo de endereço, digite os números e o sistema autocompletará os dados de rua, cidade e estado. - Links Úteis nas Observações: O campo de Observações do cadastro reconhece URLs dinâmicas. Você pode colar links de pastas na nuvem (Google Drive, Dropbox), sites da empresa ou prontuários técnicos que ficarão clicáveis para a equipe. - Atenção para Supervisores: Quando um Supervisor cadastrar um novo local, ele deve obrigatoriamente vinculá-lo a uma Carteira de Clientes. Caso contrário, nem ele e nem os seus colaboradores conseguirão localizar o cliente no sistema ou no aplicativo para agendamentos. Cadastro de Locais pelo Aplicativo de Campo Se a sua equipe de rua identificar uma oportunidade de prospecção ou um novo cliente durante a rota, ela pode realizar o cadastro na hora pelo aplicativo, mesmo que esteja em uma área sem cobertura de internet (Offline). Método 1: Estando Fisicamente no Local (Uso de GPS) 1. No menu do aplicativo, toque na aba Locais e clique no botão +. 2. Preencha os dados de identificação do cliente. 3. No bloco de Endereço, toque no ícone de precisão/alvo 🧿 dentro do campo de texto. 4. O mapa abrirá mostrando a sua posição de GPS atual. Ajuste o pino manualmente sobre o teto do estabelecimento se necessário, confirme e digite o número correto da fachada. Salve o cadastro. Método 2: À Distância (Pesquisa de Endereço) 1. Na aba Locais do app, clique em +. 2. No campo de endereço, digite o nome da rua ou o CEP do cliente distante. 3. Abra o mapa integrado para conferir visualmente se o pino está no local correto e confirme o salvamento. Funcionamento Offline (Sem Internet) Se o smartphone do colaborador estiver sem sinal de dados móveis (3G/4G/5G), o aplicativo salvará todas as informações localmente no aparelho. O check-in e o atendimento técnico podem ser realizados normalmente. Importante: Enquanto estiver offline, o aplicativo não conseguirá realizar a geocodificação do mapa automaticamente. Assim que o aparelho recuperar o acesso à internet, o usuário deve acessar a lista de visitas, pressionar o dedo na tela e arrastar para baixo para forçar a sincronização de dados com a Web. Isso enviará o novo local para o painel do gestor e validará o endereço no mapa. Permissões de Perfil (Quem pode criar e editar?) O nível de autonomia da equipe de rua é determinado pelo Administrador através das configurações de perfil de uso: - Permissão para Criar: Acesse Usuários, selecione o colaborador desejado e clique em editar. Role a tela até a seção de regras e ative ou desative o botão Usuário pode cadastrar novos Locais. - Permissão para Editar: Acesse o menu superior em Configurações > Sua Empresa. Na seção de Permissões, gerencie a opção Permitir a edição de Locais no APP e WEB. - Se ativada, o Usuário Padrão poderá alterar dados de qualquer cliente da base. - Se desativada, o colaborador de campo só terá permissão para editar os locais que ele mesmo cadastrou pelo aplicativo. Caso tente editar um cliente corporativo fixo, o ícone de caneta/lápis não aparecerá na tela do celular dele. Como Editar um Local Cadastrado - Pelo Computador (Web): Acesse Locais, localize o cliente na tabela e clique no ícone de lápis (Editar) localizado na extremidade direita da linha. Altere as informações necessárias e clique em Salvar. - Pelo Aplicativo (Mobile): Acesse a aba Locais, toque sobre o cliente desejado para abrir sua ficha técnica e toque no ícone de lápis no canto superior direito para liberar os campos de edição de texto ou reposicionamento de mapa. Exclusão de Locais do Sistema Atenção: A exclusão de um ponto de atendimento da base de dados é uma ação permanente, irreversível e restrita exclusivamente aos perfis de gestão através do ambiente Web. No entanto, fique tranquilo: excluir um local não apaga o histórico de visitas antigas realizadas nele; todos os relatórios passados e checklists preenchidos continuam salvos no banco de dados para auditoria da empresa. 1. Exclusão Individual de Local 1. Acesse Locais. 2. Localize o cliente e clique no ícone de lixeira vermelha. 3. Uma caixa de segurança será aberta. Leia o alerta, digite textualmente a frase de confirmação Apagar Local no campo indicado e confirme o clique em Excluir. 2. Exclusão em Massa (Limpeza de Base) Se você importou uma planilha incorreta ou precisa limpar um lote grande de clientes desativados: 1. Utilize as ferramentas de pesquisa da tela de locais para filtrar e manter visíveis na listagem apenas os registros que deseja deletar. 2. Clique na seta ao lado do botão de cadastro e selecione Apagar Locais. 3. Atenção Máxima: Se você aplicar essa função sem realizar nenhum filtro prévio na tela, o sistema entenderá que você deseja zerar a base e apagará todos os locais cadastrados na empresa. Certifique-se de refinar a busca por palavras-chave ou categorias antes de prosseguir. 4. O processamento da exclusão em lote correrá em segundo plano. O tempo de conclusão dependerá do volume de linhas apagadas. Dica de Reversão: Se você cometeu um erro grave durante uma importação de planilha de locais, acesse o menu de histórico de importações em Locais > Importar Locais e Histórico. Localize o lote do erro e delete a importação por completo; isso removerá automaticamente todos os locais que faziam parte daquele arquivo específico de uma só vez.

📘 Status de Locais, Validação e Categorias Comerciais

Para garantir a precisão do reembolso de quilometragem e auditar se as visitas de campo estão ocorrendo no endereço correto, o Contele Teams classifica os locais cadastrados por meio de status operacionais e categorias de atendimento. Entendendo os Status dos Locais no Sistema Cada cliente cadastrado ou importado recebe um indicador de status que reflete a qualidade e a confiabilidade de sua localização geográfica frente ao Google Maps: - 📍 Geoposicionado: Significa que o endereço possui uma coordenada de Latitude e Longitude gerada pelo sistema. No entanto, ele ainda não foi testado em campo. Assim que um funcionário realizar o primeiro check-in físico correto neste endereço, o status mudará automaticamente para Validado. - ⚠️ Não Geoposicionado: Indica que o motor do Google Maps não conseguiu encontrar o endereço digitado na base de dados dele. Isso ocorre por erros de digitação, nomes de ruas antigos ou falta do número do imóvel. É obrigatório corrigir o endereço textualmente para que o cliente apareça no mapa e fique disponível para agendamento de visitas. - 🟢 Validado: É o status ideal de segurança. Significa que um colaborador esteve fisicamente no local do cliente e executou um check-in válido, confirmando que a coordenada do sistema condiz perfeitamente com o endereço real da estrutura do cliente. - 🔄 Reposicionado: Indica que o endereço geográfico (pino do mapa) sofreu uma alteração manual de coordenadas feita pelo Administrador na Web ou pelo colaborador em campo para corrigir uma distorção de posicionamento original. - ⏳ Importando: Status temporário exibido enquanto o sistema está processando e geocodificando um lote de planilhas de locais carregado pelo gestor. Como Filtrar Locais pelo Status: 1. No menu superior, vá em Locais. 2. Clique no botão de Pesquisa Avançada, selecione o campo Status e marque a opção desejada (como "Não Geoposicionados") para isolar e corrigir os cadastros inválidos. Status Específicos de Locais Importados Ao analisar o histórico de um lote de planilhas enviado para o sistema, você encontrará um painel com métricas específicas de importação: - Importado: Quantidade de cadastros inseridos com sucesso na base de dados. - Não Importado: Registros rejeitados pelo sistema por erros de formatação ou dados corrompidos. - Geolocalizado: Quantidade de locais da planilha que o Google Maps encontrou e marcou no mapa com sucesso. - Não Geolocalizado: Endereços do arquivo que falharam na busca do mapa e precisam de correção manual de texto. Para auditar esse painel, acesse o menu superior em Locais, clique na seta de cadastro e vá em Importar Locais e Histórico. Identificação e Correção de Check-in Longe do Local O Contele Teams possui uma trava de segurança que alerta o gestor sempre que um colaborador de campo realiza o check-in de início de visita estando a uma distância considerável do endereço real configurado para o cliente. Como Identificar o Alerta: Navegue pelo menu superior até Visitas > Lista. Na tabela de registros, observe a coluna de horários de check-in. Caso o funcionário tenha burlado ou realizado o início do atendimento longe do perímetro do cliente, o sistema exibirá um informativo de alerta em amarelo chamando a atenção do gestor. Como Reposicionar o Local pelo Check-in (Ajuste de Base): Muitas vezes, o alerta amarelo ocorre porque o endereço cadastrado originalmente na base da empresa estava com o pino do mapa marcado no quarteirão errado. Se você confirmar que o funcionário de campo estava no local correto e o mapa do sistema é que estava desatualizado, você pode corrigir a base usando a posição do funcionário como referência: 1. Na lista de Visitas, clique sobre o ícone de alerta amarelo localizado ao lado do horário do check-in. 2. O sistema abrirá um mapa comparativo, mostrando o pino original do cliente (vermelho) e o ponto exato onde o celular do funcionário realizou o check-in (azul). 3. Se o ponto do funcionário estiver correto, clique no botão Reposicionar Local ao Check-in e confirme o salvamento. Observação Financeira: Assim que o gestor confirma o reposicionamento do local na Web, o sistema altera de forma definitiva as coordenadas do cliente e recalcula automaticamente o Relatório de Gastos (reembolso por KM) das visitas seguintes, garantindo que os cálculos financeiros de deslocamento passem a considerar o endereço corrigido. Organização por Categorias Comerciais As Categorias são utilizadas para segmentar a sua base de clientes de acordo com a regra de negócio da sua empresa, automatizando a aplicação de parâmetros operacionais. Ao aplicar uma categoria a um Local, todos os Checklists obrigatórios, tabelas de preço e configurações de Gastos vinculados àquela categoria são aplicados ao cliente instantaneamente. Exemplos Práticos de Organização de Categorias: 1. Para Equipes de Serviços Técnicos: As categorias devem ditar o comportamento do técnico em campo de acordo com o modelo de contrato do cliente atendido: - Contrato-de-Manutenção (Vincula checklists de rotina e preventivas). - Chamado-Avulso (Vincula checklists de orçamento e vistoria). - Atendimento-em-Garantia (Vincula checklists de auditoria de peças). 2. Para Equipes de Vendas e Trade Marketing: As categorias funcionam como as etapas do ciclo de conversão comercial ou status de relacionamento: - Cliente-Ativo - Cliente-Inativo - Prospect (Clientes em fase de prospecção). Como Alterar a Categoria de um Local: 1. Acesse Locais e clique em Editar no cliente desejado. 2. No campo de categoria, selecione a nova opção na lista e salve. Atenção: Mudar a categoria de um cliente na ficha cadastral altera de forma automática o comportamento e os checklists de todas as visitas que estiverem com o status de pendentes para ele. Visitas passadas que já foram concluídas não sofrem alteração, preservando o histórico de auditoria. Atenção: A exclusão de uma categoria nas configurações do sistema é uma ação irreversível. Certifique-se de que nenhum cliente utilize o marcador antes de apagá-lo. Como Localizar Clientes no Aplicativo (Regras de Hierarquia) Se a sua equipe de campo relatar dificuldades para encontrar um cliente na busca do aplicativo durante um agendamento manual, verifique as regras de bloqueio de hierarquia de Carteiras de Clientes: - Perfil Administrador: Possui acesso livre global. Consegue buscar, visualizar e agendar visitas para todos os locais cadastrados no sistema da empresa. - Perfil Supervisor: Possui acesso regional. Só consegue visualizar e agendar atendimentos para os locais que fazem parte da sua própria carteira ou das carteiras associadas aos seus funcionários subordinados. - Perfil Usuário Padrão: Possui acesso restrito. Só consegue visualizar e agendar visitas para os clientes contidos estritamente dentro da sua carteira individual de trabalho, e apenas se a opção "Permitir o agendamento de visitas pelo app" estiver ativada em seu perfil de usuário. Se o cliente pertencer à carteira de outro colega, ele não aparecerá na busca do smartphone.