📘 Ordem de Serviço (OS)

A Ordem de Serviço (OS) é gerada automaticamente a partir de uma visita realizada ou agendada no Contele Teams. Para cada OS criada, o sistema gera um número sequencial automático, mas você pode personalizar essa numeração e escolher o modelo de exibição que melhor se adapta à sua empresa.

Configuração e Modelos de OS

A Ordem de Serviço Digital registra online e em tempo real todos os detalhes do serviço prestado. Para configurar os seus modelos, acesse o menu superior do sistema e vá em Configurações > Ordem de Serviço (OS).

Ao adicionar ou editar uma OS, você pode definir as seguintes preferências:

• Nome da OS Personalizada: Nome interno para identificar o modelo nas telas de agendamento.

• Logo da Empresa: Imagem que ficará no topo esquerdo da OS Digital (recomendamos a proporção quadrada).

• Exibir o campo descrição na OS: Ativa a exibição das Instruções da Visita dentro do documento.

• Exibir os Produtos na OS: Exibe os produtos ou peças movimentados durante a visita.

• Tornar essa versão minha Ordem de Serviço padrão: Define o modelo atual como automático para todas as novas visitas.

• Seleção de Modelo: Escolha o layout visual da OS entre as três opções disponíveis no sistema.

Conheça os Três Modelos de OS disponíveis:

• Clássica: Para empresas que preferem não mudar a identidade visual por enquanto e desejam manter o formato tradicional do sistema por mais tempo.

• Padrão: Uma versão simples e direta, trazendo o layout de OS com o qual a maioria dos gestores e clientes já está acostumada.

• Inteligente (Indicada ⭐): A nossa versão mais moderna, dinâmica e responsiva. Ela se adapta perfeitamente a celulares e tablets, destacando o número da OS na lateral direita e calculando o tempo total de duração da visita.

Vantagens do Modelo Inteligente ⭐

O modelo Inteligente foi projetado para otimizar espaço e recursos da sua operação:

• Exibição Dinâmica: Elementos como Checklists, comentários, instruções, assinaturas e fotos só aparecem na OS final se tiverem sido preenchidos em campo, evitando espaços em branco.

• Economia: Por ocultar blocos não utilizados e organizar as informações de forma compacta, ela reduz drasticamente o uso de papel caso sua empresa ou cliente precise realizar a impressão do documento.

• Foco Operacional: Exibe as respostas dos Checklists de maneira limpa e o registro dos produtos movimentados (sem exibir os valores financeiros na folha).

Atenção: Ative a função Envio automático de OS ao cliente para que o documento digital seja enviado por e-mail assim que a visita for assinada no aplicativo. Se não houver assinatura em campo, o envio precisará ser feito manualmente pelo colaborador no aplicativo ou pelo gestor no sistema Web.

Definindo a Numeração da OS

Existem três formas de gerenciar o número de identificação das suas Ordens de Serviço:

1. Número Inicial Definido nas Configurações

Nas configurações gerais da OS, você pode estipular um número inicial para o contador do sistema (por exemplo, começar a contagem a partir do número 1000), mantendo o padrão do seu histórico interno.

2. Número Customizado no Agendamento

Durante a criação de uma nova agenda, você pode definir um código específico para aquela atividade:

1. No momento do agendamento, selecione o usuário e o local da visita.

2. Habilite a opção Número customizado de Ordem de Serviço.

3. Digite o código ou número desejado no campo que será aberto.

Observação: Esse código personalizado fica indexado no sistema, permitindo que você o encontre rapidamente realizando uma busca direta no Relatório de Visitas.

3. Alteração Retroativa de Sequencial

Atenção: Se você modificar o número de uma OS nas configurações para um valor menor do que o atual, o sistema reiniciará a contagem crescente a partir do último número inserido. Por exemplo: se a contagem estava em 500 e você alterou para 400, as próximas ordens geradas serão 401, 402, e assim por diante. Certifique-se de que esses números não existam no seu histórico para evitar duplicidade de OS.

Visualizando e Editando Detalhes da OS

Como Visualizar uma OS Digital

1. Navegue pelo menu superior até Relatórios > Visitas.

2. Localize a visita desejada na listagem.

3. Clique no ícone em formato de folha 📄, situado no canto direito da linha.

A OS Digital exibirá recursos como fotos tiradas em campo em tamanho real, comentários da visita, assinatura digital feita no smartphone, horários registrados de check-in/check-out e o código da OS.

Como Editar os Horários da OS

1. Acesse Relatórios > Visitas.

2. Na linha da visita desejada, clique no ícone de três pontos ... ao final da tela.

3. Selecione a opção Validar.

4. Modifique os horários de check-in e check-out conforme a necessidade e salve.

Como Editar Outros Detalhes (Categoria, Fotos, Comentários ou Número da OS)

1. No Relatório de Visitas, clique diretamente sobre a visita que deseja modificar.

2. Clique no botão Editar Visita para abrir a tela de formulário e realizar as alterações.

Envio de Ordem de Serviço via WhatsApp

Você pode compartilhar o link da OS Digital diretamente para o WhatsApp do cliente por meio do sistema Web. O Contele Teams gera uma mensagem pré-formatada contendo o nome do contato, o número da OS e o nome do local atendido.

Como Enviar a OS pelo WhatsApp

1. Acesse o Relatório de Visitas.

2. Clique no ícone de três pontos ... (Mais opções) ao final da linha da visita.

3. Selecione a opção Enviar por WhatsApp.

4. O sistema abrirá o WhatsApp Web ou o aplicativo do seu computador com a mensagem pronta. Revise o conteúdo e clique em enviar.

Observação: O sistema adiciona automaticamente o prefixo nacional +55 ao número de telefone do cliente. Você pode realizar assuntos manuais no número antes de disparar a mensagem, se necessário.

Como Cadastrar ou Corrigir o Telefone do Cliente

Para que o recurso funcione, o local precisa ter um número válido cadastrado com conta ativa no WhatsApp.

• Ajuste individual: Acesse o menu superior em Locais, selecione o cadastro desejado e clique em Editar.

• Ajuste em lote: Caso precise atualizar o telefone de múltiplos clientes, você pode exportar sua lista de locais na tela de listagem, realizar as alterações diretamente na planilha e importá-la novamente para o sistema.

Dúvidas sobre a Ordem de Serviço (OS)

Preciso criar mais de 5 modelos de Ordens de Serviço personalizadas. O que fazer?

Por padrão, o sistema limita a criação a 5 modelos diferentes de OS por conta. Se a sua operação demandar uma quantidade maior de layouts personalizados, você pode solicitar a liberação de mais espaço diretamente ao time de suporte. Acesse o chat de atendimento localizado no canto inferior direito da tela, clique em Dúvidas sobre uso do sistema e informe a quantidade de modelos adicionais de OS que sua empresa precisa.